The Power Of Delegation

 Boyle’s law:
If uncontrolled, work always flows to the most competent person until he submerges.

Yitro, seorang imam dari Median, adalah mertua Musa. Mendengar Musa telah membawa keluar bangsa Israel dari Mesir, dia membawa anaknya Zipora - istri Musa - dan dua anak mereka – Gersom dan Eliezer, kepada Musa. Tidak lama Yitro melihat bagaimana Musa bekerja dalam memimpin bangsa Israel. Rakyat seharian berdiri di hadapan Musa, menunggu bertemu Musa yang sendirian ‘menghakimi’ mereka, satu demi satu.
Yitro memiliki hikmat seorang pemimpin modern. Dia melihat cara Musa ini ‘tidak baik’. Rakyat kecapean dan Musa juga, bahkan bisa stres dan ‘burnout’. Cara pekerjaan yang ‘one man show’ ini jelas menjengkelkan banyak orang yang harus menunggu lama untuk suatu pelayanan yang mungkin sebentar saja. Pelayanan yang tidak efisien, tidak selesai-selesai karena persoalan baru terus saja timbul.
Bagi sang pemimpin, kehabisan waktu terus-menerus akan mengancam hubungan dia dengan orang-orang terdekatnya, yaitu dengan pasangan, dengan anak-anak dan teman-temannya. Dan cara demikian dapat dipastikan akan mengancam kesehatannya, baik kesehatan emosi maupun fisik.
Melihat itu Yitro kemudian memberikan suatu nasehat, yang dalam manajemen modern sekarang dikenal dengan ‘delegasi’.  Suatu definisi mengatakan delegasi adalah memberkan tugas yang berarti, baik operasional maupun manajemen, kepada orang lain dengan supervisi dalam jangka waktu tertentu. Oleh karena itu delegasi adalah suatu proses, bukan suatu kejadian; suatu metode atau cara, bukan suatu tujuan; dan merupakan suatu investasi jangka panjang pengembangan orang bukan suatu strategi jangka pendek.
Dalam suatu tim, mengapa banyak pemimpin tidak melakukan strategi delegasi ini, ketika manfaatnya begitu jelas. Kalau tidak karena ketidaktahuan, banyak pemimpin yang ‘merasa’ tidak ada waktu untuk mempersiapkan orang lain. Wajar dia merasa dapat melakukan pekerjaan itu lebih baik dan lebih cepat. Sadar atau tidak, seorang pemimpin yang tidak merasa aman bisa merasa takut kehilangan penghargaan dan nama karena digantikan oleh orang lain. Bisa jadi dia memiliki interest pribadi yang sempit, seperti menciptakan ketergantungan pada dirinya. Banyak pemimpin takut kehilangan kontrol dan kekuasaan dalam organisasi ketika membayangkan orang-orang lain bisa menggantikan dirinya.
Ketika pendelegasian dalam suatu organisasi tidak terjadi, dapat dipastikan dengan bertambahnya volume pekerjaan, penyelesaian pekerjaan akan lama, kualitas pekerjaan menurun, dan pelayanan pelanggan merosot. Krisis mudah terjadi, pekerja atau pemimpin mengalami burnout. Staf lain merasa tidak berkembang dan semangat bekerja lemah. Karena tidak terjadi pengembangan staf internal, tidak terjadi promosi yang efektif. Kebutuhan tenaga yang handal dilakukan melalui rekrutmen dari luar. Banyak staf yang potensi keluar mencari tempat yang lebih menawarkan tantangan.
Dalam kasus Musa, pertama Yitro menyadarkan masalah prioritas Musa, yaitu hubungan dengan Allah. Daripada terus-menerus melakukan koreksi, dia menyarankan kepada Musa agar mengajar kepada rakyat hukum-hukum dan ketentuan-ketentuan yang rakyat perlu ketahui. Untuk meng-handle pekerjaan mengadili rakyat Israel yang banyak itu, Yitro menyarankan Musa merekrut sejumlah pemimpin yang cakap, takut akan Allah, dapat dipercaya dan benci pengejaran suap Keluaran 18:21).
Kepada mereka perlu diberikan otoritas untuk memimpin, ada yang atas 1000 orang, 100 orang, 50 orang, atau 10 orang. Dia harus ‘mendelegasikan’ tanggung jawabnya, meminta pertanggunganjawab para pemimpin itu, dan sudah barang tentu harus juga berbagi apresiasi orang dan berkat dari pelayanan itu.
Pendelegasian itu tidak untuk membuat Musa santai tapi agar dia memiliki waktu untuk mengerjakan tanggung-jawabnya, yaitu mengerjakan persoalan-persoalan yang sulit. Sang pemimpin tetap bertanggung jawab terhadap misi kelompok, karena itu dia wajib mendukung tim dan memonitor pengerjaan tugas.
Mendelegasi adalah untuk menggunakan sumberdaya yang ada. Dengan pembagian tugas yang baik, akan mencegah terjadinya burnout pada orang tertentu. Melalui pendelegasian akan terjadi pengembangan skill dan kepemimpinan dalam organisasi. Setiap orang merasa menjadi bagian tim dan keberhasilan sehingga mereka lebih memiliki komitmen. Dengan demikian pekerjaan dapat diselesaikan dalam time-frame-nya. Ketika banyak orang terlatih, maka ini mencegah ketergantungan kepada orang tertentu. Dengan demikian menjadikan kelompok yang kuat.
Bagaimana melakukan delegasi yang efektif? Seorang pemimpin yang mendelegasikan suatu tugas seyogyanya memilih orang yang tepat dan memandang sebagai bagian dari pengembangan diri orang itu. Dia perlu memberitahukan dengan jelas tugas yang didelegasikan, tujuan pekerjaan dan standar kinerja yang diharapkan, termasuk waktu yang tersedia. Sang pemimpin perlu memastikan bahwa dia memahami tugas yang diberikan. Berikan otoritas yang sesuai dengan tanggung jawab, apakah atas pengeluaran anggaran, penggunaan tim, dan sebagainya. Berikan dukungan yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas.Tetapkan titik-titik kontrol dalam periode pengerjaan tugas. Monitor pelaksanaan secara periodik. Apapun hasilnya sang pemimpin perlu memberikanfeedback, be-rupa apresiasi dan, kalau perlu, pembelajaran ke depan.
Tuhan Yesus memberkati !